Eventplaner för 2024? Läs detta!

 

Går du i tankar på att arrangera ett event? Kanske för dig själv som privatperson eller för ditt företags räkning? Charlotta Flinkenberg har mångårig erfarenhet av att både närvara på fester och event, som att vara den som bjuder in. Här kommer hennes bästa tips!

 

Så lyckas du med eventet

 

✔️ Sätt upp en budget. Sedan dubblar du den. Just in case… Event kostar och det dyker alltid, alltid, alltid upp utgifter du missat.

 

✔️ Tänk igenom syftet med eventet. Varför ska ni ställa till med fest? Önskemålen behöver vara både rimliga utifrån de förutsättningar som finns, men även mätbara. Var inte så luddig. ”Att ha roligt!” är för svepande formulering. Vad innebär det, rent konkret? Vilka ska ha roligt, alla inklusive värden för eventet? Innebär roligt att bli mätt, salongsberusad, kunna dansa, klä sig fint, eller att skapa värdefulla nätverkskontakter och känna sig sedd/bekräftad? Eller att fira något? Och hur ska det i så fall kommuniceras på eventet – före och/eller under själva tillställningen?

 

Om syftet är ”skapa kännedom och höja vår image” behöver du på förhand veta hur detta ska mätas. Hur ska eventet promotas? Vilka ska bjudas? Hur ska eventet uppfylla kriterierna för att kännas relevant nog att snackas om? Vilken uppföljning ska göras för att säkerställa att dessa mål uppnåddes?

 

✔️ Spara in på rätt saker: Ska du gifta dig? Lägg inte pengar på en bröllopsklänning som ska användas en gång. Bättre då att investera i ringen så får du bättre PPA (Pris Per Användning), eller varför inte festen? Det är ändå upplevelserna folk minns.

 

Byt ut champagne mot Prosecco, ingen känner skillnad.

 

Sittande middag med trerätters är kostsamt och inte nödvändigt för att addera flärd åt ett event. Buffé är nästan alltid mer prisvärt. Du kan även göra det till en charmig och edgy grej att erbjuda mat från en foodtruck, så kommer gästerna tycka att det blir mer avspänt (vilket är sant). Byt ut champagne mot Prosecco, ingen känner skillnad.

 

✔️ Snåla inte med följande: Fotograf. Nej, det blir inte lika bra bilder när företagets praktikant ska försöka lösa uppdraget med sin mobil. Eller när du tar in kusin Katrin med sin daterade systemkamera att föreviga den viktiga 40-årsfesten.

 

Var övertydlig kring direktiven till fotografen, gällande instruktioner och de förväntningar som finns. Ska helfigursbilder tas så att hela outfiten kommer med? Ska närbilder på vissa detaljer finnas? Är det sponsorer inblandat som önskar bilder där deras produkter syns?

 

”Snåla inte gällande fotograf”

 

Se till att ha gjort upp i förväg vad som ska ingå i antal bilder, redigering och hur samt NÄR bilder ska levereras. Planerar du ett företagsevent där influencers eller media är inbjudna så behöver bilder komma till berörda parter senast 24 timmar senare eventet.

 

Det du väl bjuder på behöver göras med generositet, annars kan det lika gärna vara. Hellre att det finns tillräckligt med billigt vin som räcker till alla, än att det dyra tar slut direkt.

 

Charlotta tillsammans med Bea Szenfeld och Fredrik Robertsson på CHIC-galan.

 

✔️ Anlita en skicklig moderator eller toastmaster/toastmadame: Moderatorn fungerar som en sträng redaktör, som ansvarar för att tempot och kvalitén hålls och gör att du som arrangör kan koppla av någorlunda och fokusera mer på att interagera med gästerna. En skicklig moderator skapar energi, engagemang och ser till att eventet går enligt plan.

 

Om du planerar ett bröllop eller en större fest där folk ska hålla tal eller liknande är det otroligt viktigt med en duktig toastmaster/toastmadame för detta. Toastmaster-uppdraget är extremt krävande och den som åtar sig detta behöver förstå allvaret (och givetvis hålla sig nykter). En toastmaster behöver noggrant planera balansen av talare (i förväg!) och även längden/dramaturgin av pausunderhållningen under festen.

 

Vill du boka Charlotta som moderator för nästa kickoff eller event? Läs mer här

 

✔️ Musiken/ljudet kan både hjälpa och stjälpa! Det behövs inte alltid en etablerad DJ. Om budgeten är skral så kan vem som helst (som vet vad de håller på med) funka för att lösa musiken på ett event. Kända DJ:s är bara viktiga i kontexter som har den typen av hippare målgrupp, annars kvittar det.

 

Saker att tänka på dock gällande musik generellt: När, vad, vem, hur och vilken volym.

 

Alltså – när ska musiken dra igång på festen/eventet? Redan i början under förminglet? Kan bli väldigt stelt initialt innan sorlet dragit igång om inte lite bakgrundsmusik finns. Vad ska spelas? Det har förstås med klientelet att göra. Vad är det för åldrar och preferenser på plats? Ska det vara folkligt och festligt eller creddigt och nischat? Vilka epoker och genres ska dominera? Vem ska ansvara för musiken? Då menas inte enbart DJ till förmingel utan även om specifikt ljud eller musik behöver vara med i någon presentation under eventet som sådant. Ska någon intervjuas eller prata på scen? Behövs mikrofon? Finns musiktekniker på plats? Har ni tillstånd att spela kommersiell musik i lokalen som hyrts? Hur ska musiken spelas, via dator och vems i så fall? Hur ser ljudanläggningen ut? Vilken volym – jätteviktig att veta på förhand så att inte DJ:n/den musikansvarige chansar då det är skarpt läge. Både för hög och låg volym är irriterande.

 

 

✔️ Gör ett körschema – oavsett storlek på eventet. Det kvittar om ni ska ha en smyglansering för 20 inbjudna eller en galapremiär för 750 personer: ett körschema behövs, alltid. Skriv upp vem som ansvarar för vad och gå noga igenom alla hållpunkter i kronologisk tidsestimerad form i körschemat. Därefter behövs genrep göras, hur fånigt det än må kännas. Men man behöver veta konkret exakt hur lång tid det tar för servispersonalen att gå en viss sträcka, att göra ett klädombyte backstage, att plocka undan ståbord för att skapa ett dansgolv och så vidare.

 

✔️ Släpp prestigen – ha roligt och var kreativ! Humor och självdistans är gratis, medan att försöka vara pretentiös kan stå dig och ditt varumärke dyrt. Under min tid som chefredaktör för CHIC så slogs vi alltid uppmärksamhetsmässigt mot etablerade modeaktörer som ELLE och Damernas Värld. Jag visste att vi aldrig skulle nå den statusen, så vi fokuserade på annat istället – och lyckades få enorm kännedom via våra event, just för att de var så uppfinningsrika och bjussiga.

 

Till CHICs 1-årsfest lät Charlotta bygga en skobutik där gästerna fick ”shoppa sin egen goodiebag” med ett fejkat kreditkort som kom med inbjudan!

 

Vill du få hjälp med att skapa ett minnesvärt event?
Läs mer här

 

Inga kommentarer än

Kommentarsfunktionen är avstängd